Verslag directiebijeenkomst e-facturatie

By 25 februari 2014Nieuws

Op woensdag 12 februari vond in Kasteel De Vanenburg de tweede directiebijeenkomst rond e-facturatie plaats. De bijeenkomst werd wederom georganiseerd door eVerbinding, aanbieder van e-facturatieoplossingen voor het MKB.

In een informele setting verdedigden verschillende sprekers een stelling waarna een discussie met aanwezigen werd aangegaan. Gastsprekers waren Douwe Lycklama (Oprichter en eigenaar Innopay), Pieter van der Kwaak (Algemeen directeur Lansigt accountants en belastingadviseurs) en Fou-Khan Tsang (Bestuurslid SRA en Voorzitter Raad van Bestuur Alfa Accountants en Adviseurs). Onder de deelnemers bevonden zich directieleden van toonaangevende accountantskantoren zoals Flynth en Grant Thornton en softwareleveranciers zoals Afas, Exact en Visma.

“Papier zal altijd blijven, want we krijgen nooit iedereen aan een digitale handtekening”

Douwe Lycklama van Innopay opende de bijeenkomst met een stelling, waarin hij zelf slechts deels in gelooft. Toch koos hij hier bewust voor omdat mensen verandering schuwen en vernieuwing uit de weg gaan. “Met de komst van het internet vindt levering van diensten a-synchronisch plaats, er is ontbundeling van tijd en plaats. Was het internet eerst een informatiekanaal, later werd ook interactie mogelijk en nu zien we via het internet steeds meer transacties plaatsvinden,” geeft Lycklama aan.
“Een digitale handtekening zou de groei van digitale transacties verder kunnen faciliteren.”
De enige echte digitale handtekening is er nog niet en dus ondernemen bedrijven zelf actie. Zo werd iDeal als initiatief van verschillende banken ontwikkeld voor het faciliteren van betalingsverkeer via het internet. Dergelijke initiatieven ontstaan alleen door het maken van verbindingen. Het internet is een platform waar koper en verkoper elkaar vinden, maar er is grote versnippering omdat iedereen op zoek is naar dezelfde koper en verkoper. De markt groeit alleen door samenwerking, met dit streven is ook Simplerinvoicing opgezet. De gedachte is dat je door samenwerking beter een klein aandeel in een grote markt kunt realiseren dan een groot aandeel in een kleine markt.

Adoptie van de gebruiker is cruciaal
“We moeten ook verder denken dan alleen e-facturatie. Online zakendoen is nog steeds lastig. Als je een samenwerking aangaat met een leverancier heb je een contract nodig. Dat is eigenlijk altijd een fysiek document dat je gaat tekenen, pdf-en of printen, scannen en e-mailen. Aan de ontvangende kant gebeurt precies hetzelfde. Vandaar de stelling…,” vervolgt Lycklama.
“Een product moet goed zijn, wil het tot een succes worden. Bovendien ligt het vertrouwen in de digitale wereld onder druk. Dus als je iets nieuws hebt, dan moet het wel heel, heel erg goed zijn. Verkopers van een oplossing overschatten zichzelf vaak, het succes van een product wordt uiteindelijk bepaald door de adoptie van de gebruikers,” zegt Lycklama.
Omdat oplossingen te versnipperd zijn, is het gebruik niet altijd gemakkelijk. Denk aan alle soorten en maten van sign-ins. Vergelijk dat eens met een bankpas, waarmee je in elk soort betaalapparaat een transactie kunt doen.
Er is verbinding nodig voor één handtekening. Een verbinding tussen verschillende ondernemingen.

Bundeling van initiatieven is voorwaarde voor succes
Zo lang er nog geen generieke, alom geaccepteerde digitale identificatiemethode is, zal het papier altijd bestaan. Lycklama concludeert: “We zitten nu in een transitiefase, papier zal zeker de komende jaren nog in gebruik blijven ook al kost het meer geld en moeite. De stelling is nog maar een paar jaar geldig. Als de overheid de digitalisering verplicht stelt, gaat het vanzelf.”

Hoeveel digitale handtekeningen hebben we straks? Lycklama besluit: “Daarom is verbinding nodig. Als gebruikers straks tientallen digitale handtekeningen moeten beheren, is dat een suboptimale situatie. Dit vraagt om bundeling van initiatieven. De overheid en banken bijvoorbeeld, zij zouden het voortouw moeten nemen.”

“Als accountant ben je verloren als je niet binnen een jaar overstapt op e-facturatie”

Fou-Khan Tsang begint met vaart zijn stelling. “Nederland scoort het hoogst als het gaat om de dichtheid van breedband internet. Toch rijdt in dit dichtbevolkte land de postbode nog met facturen rond die zijn voorzien van een postzegel. Iedere factuur krijgt een stempel, wordt geparafeerd en vervolgens ingescand.”
Ter vergelijking wordt de Rotterdamse haven genoemd, waar er voor het inklaren van lading geen papier meer aan te pas komt. Natuurlijk kennen we de digitale factuur als pdfdocument, maar deze wordt vaak geprint en gearchiveerd in een map. Tsang vervolgt: “Hoeveel kunnen we besparen als we dit echt zouden aanpakken?” Hij geeft het voorbeeld van EDI-circle waar vier accountantskantoren in de agrarische sector zijn gaan samenwerken. In 2013 zijn er door die samenwerking 1 miljoen facturen volledig verwerkt. Alles is er klaar voor, de technologie, de infrastructuur, de wens. Waarom niet doen? Gewoon doen!”
Nu de rol van de accountant. “Als we 600.000 MKB ondernemers van dit voordeel gebruik willen laten maken, betekent dit dat wellicht de helft van de banen in de accountancysector gaat vervallen. Ondanks dat moeten accountants zich aansluiten en voorop lopen in deze beweging naar e-facturatie. Wees er snel bij, want het aantal stoelen is beperkt…. ,” aldus Tsang.

E-facturatie als destructieve kracht
De echte winst bij e-facturatie ligt bij het ontvangen van facturen. Het automatiseren van het proces rond inkomende facturen levert een veel grotere besparing op. De BSP’s zijn belangrijk bij het verzenden van facturen, daar zitten de grote volumes. De businesscase ligt echter bij de ondernemer die de accountant moet faciliteren. Als accountant moet je ook anticiperen op het personeelsbeleid. Wat gebeurt er met de drie dames op de administratie? Deze “destructieve kracht” biedt echter ook voordelen voor accountants, een andere rol voor de klant waarin meerwaarde kan worden geleverd.
Tsang: “De benefit van e-facturatie is het grootst voor accountantskantoren. 80% wordt handmatig ingeboekt, daarnaast wordt er nog gecorrigeerd of aangepast. Er is techniek voor verandering nodig en dat zit hier. We moeten niet roepen dat het misgaat, maar doorgaan tot het goed gaat. Aanjagen dus!”

Fixed fees in plaats van uurtje-factuurtje
In plaats van 1 keer per jaar een jaarrekening of 4x per jaar kwartaalaangiften voor de klant te verzorgen, is er nu tijd voor ander en meerwerk. Je wilt er naartoe dat iedere e-factuur wordt geautoriseerd door de klant en alle andere handelingen worden verricht door de accountant. De accountant moet gaan werken met fixed fees in plaats van uurtje-factuurtje.
“Zo zit er op de administratie van Albert Heijn twee man, zij volgens alles op beeldschermen. Dat is de afdeling ‘logistieke verwerking’ geworden.” besluit Tsang. “Dat klopt ook want administratie is eigenlijk een logistiek proces. Accountants moeten beseffen dat ze in een keten zitten en dat ze waarde aan het proces moeten toevoegen in plaats van registreren.”

“Er zijn geen vanzelfsprekendheden in accountancy”

Pieter van der Kwaak verdedigt de stelling van Frans Heitling, Hoofdredacteur van Accountancynieuws, die wegens ziekte niet aanwezig kon zijn.
“In het Engelse treinstelsel trad er een grote verandering op met de transitie van kolen naar diesel. De ‘stoker’ bleef nog jaren meerijden op de trein, ondanks dat er geen werk voor hem was. Dit zou je kunnen vergelijken met de dame of heer op de administratie,” opent Van der Kwaak.
“Dat met nieuwe technologie meer mogelijk wordt, is zeker. Het wordt echter geen succes zonder een goede organisatie. Neem een voorbeeld aan de Romeinen. Zij hadden goede mankracht, organisatie en technologie. Alleen hierdoor kregen ze overwinning,” vervolgt hij.

Organisatie van samenwerking
Dat goede samenwerking ook belangrijk is in de zakenwereld van vandaag, bewijst de adoptiegraad van sommige oplossingen. Deze is een belangrijke voorwaarde voor succes. De accountants vervullen bij de adoptie van
e-facturatie een cruciale rol in het “opvoeden” van ondernemers. Samen met softwareleveranciers moet gewerkt worden aan procesoptimalisatie die alle partijen voordelen oplevert. Goede organisatie van die samenwerking is onontbeerlijk.
Door automatisering zijn functies verdwenen, maar worden er weer nieuwe functies gecreëerd. Het proces verandert. Vergelijk het met de acceptgiro die je vroeger op de bus deed. Bij de bank zaten dames gegevens over te typen, werd de betaling in wel 3 dagen uitgevoerd, maar ook dat proces is volledig geautomatiseerd.

De vaart erin houden
Van der Kwaak vervolgt: “Als je techniek, massa en organisatie in de keten hebt, vergelijk het met D-Day, dan kun je een beweging tot stand brengen die niet meer te stoppen valt. Voor het succes van e-facturatie heb je superieure technologie, management skills en massa nodig.
Misschien moeten we wel concluderen dat accountantskantoren nog teveel stokers in dienst hebben. Start een opleidingstraject of zeg “We kunnen niet zonder je, maar toch proberen we het”. Fou-Khan Tsang heeft eens gezegd dat de helft van de accountantskantoren over 10 jaar niet meer bestaat, dus actie! De ontwikkelingen gaan hard, we moeten deze vaart bijhouden.”