Symsys9 maakt echte e-facturatie mogelijk voor de communicatie industrie

By 31 augustus 2016Nieuws

Sinds kort kunnen gebruikers van Symsys9 echt elektronisch factureren. De totaaloplossing voor de communicatie industrie en andere zakelijke dienstverleners maakt het vanaf nu mogelijk via eVerbinding e-facturen direct naar de administraties van de klanten te sturen en direct in te lezen in Symsys9. Aart Steenbergen, senior business consultant bij Symsys is tevreden over de koppeling: “E-facturatie maakt integraal deel uit van Symsys9. En de werking is bijzonder eenvoudig.”

e-facturatie in Symsys9Aart Steenbergen Senior business consultant bij Symsys

E-facturatie wordt de standaard

“Bedrijven sturen elkaar alleen al in Nederland per jaar miljoenen facturen en heel vaak nog per post. Maken, versturen, overtikken: dat kost veel inspanning en veel geld. Het is niet zo vreemd dat corporates en grote organisaties steeds vaker e-facturen eisen. E-factureren is makkelijk, efficiency verhogend en kostenbesparend. Ook de Rijksoverheid accepteert vanaf januari 2017 alleen nog maar e-facturen. Onze relaties moeten dit opvolgen en daarom faciliteren we dit in Symsys9. Ons committent naar onze relaties is niet alleen te zorgen dat onze software technologisch en qua wet- en regelgeving altijd actueel is, maar Symsys innoveert ook continu waarmee we onze relaties helpen succesvol te zijn en te blijven.

“E-factureren is makkelijk, efficiency verhogend en kostenbesparend.”

Het gaat niet alleen om het verzenden van e-facturen. Ontvangen van e-facturen is minstens zo belangrijk. Sommige relaties hebben per jaar te maken met tienduizenden inkoopnota’s. Die automatisch ontvangen én automatisch laten boeken levert een aanmerkelijk efficiencyvoordeel op. Daarom faciliteren we direct al ook ontvangen van e-facturen met Symsys9.

Simplerinvoicing en eVerbinding bieden de standaard

Symsys heeft voor het formaat van Simplerinvoicing en het platform van eVerbinding gekozen, omdat hiermee eindelijk een standaard bestaat die door een groot aantal boekhoudpakketten wordt gevolgd. Daarnaast wordt ook de PEPPOL transportstandaard ondersteund om ook grote (internationale) bedrijven en overheden te kunnen e-factureren. e-Facturatie is volledig in Symsys9 geïntegreerd. En de werking is bijzonder eenvoudig.

Waar het gaat om verkoopfacturen geef je per klant aan of dit de bedoeling is. Facturen worden onveranderd gemaakt en zo nodig (digitaal!) goedgekeurd. Vóór en tijdens het factureringsproces kunnen bijlagen worden toegevoegd, zoals PO’s, getekende procuraties. Daarmee zijn facturen verzendklaar. Als verzenden als e-factuur is ingesteld gebeurt dit volledig automatisch, met een PDF van de factuur en eventuele andere bijlagen. Het platform van eVerbinding zorgt dat de factuur bij de klant terecht komt en kan hiervan een notificatie terug geven.

Inkoopnota’s worden in boekingsprogramma via een knop ‘opgehaald’ en meteen geboekt. Leveranciers worden herkend aan IBAN, KvK of BTW. Als het factuurbericht een ordernummer bevat, wordt de inkoop direct op het project of mediaorder geboekt. Bedrijfskosten worden geboekt op de grootboekrekening die bij de leverancier is aangegeven. Als deze gegevens ontbreken wordt op een tussenrekening geboekt. Als de leverancier niet wordt herkend volgt een foutverslag. Als facturen eerst moeten worden goedgekeurd treedt het workflowsysteem van Symsys9 in werking die taken uitdeelt aan betrokkenen. De meegezonden factuur wordt automatisch opgeslagen in het dossier van de leverancier en kan op alle relevante plekken worden bekeken. Simpeler kan het niet.

“E-factureren is er voor elke onderneming, groot en klein.”

Met Simplerinvoicing en eVerbinding kan nog meer

Binnen Symsys9 is nu eerst verzenden en ontvangen/verwerken van e-facturen volledig mogelijk gemaakt. E-facturatie is bereikbaar voor iedere onderneming, ongeacht de bedrijfsgrootte. Zo kunnen zelfstandigen hun e-facturen opmaken en verzenden via de facturatietool van het eVerbinding platform. eVerbinding biedt ook de mogelijkheid om van een per e-mail ontvangen PDF van een factuur naar eVerbinding ‘doorsturen’ die er dan weer een e-factuur van maakt.

“Continu innoveren is committent aan onze relaties.”

Maar er kan meer in de vorm van e-berichten. Zo denken we aan verdere integratie van ook opdrachten aan leveranciers, bevestigingen hiervan, getekende procuraties en inkoopopdrachten van klanten. We gaan steeds verder met de digitale werkelijkheid en die gaat een stuk voorbij aan e-mail en dergelijke. Zoals gezegd: continu innoveren is committent aan onze relaties.”

Over Symsys

Symsys zet sinds 1987 de standaard in reclame- en mediabureau automatisering. Symsys9 biedt een totaaloplossing, projecten, mediahandling, finance en CRM, voor mediabureaus, marketingafdelingen en andere zakelijke dienstverleners. Symsys heeft meer dan 300 klanten, van groot internationaal tot compact lokaal. De relaties zijn onder meer mediabureaus, reclamebureaus, designbureaus, PR organisaties welke enkele honderden facturen per jaar tot vele tienduizenden verzenden. 

www.symsys.nl