PEPPOL vs. Simplerinvoicing

By 1 oktober 2019Blogs en vlogs

Snap jij het nog? PEPPOL, Simplerinvoicing – het zijn termen die je regelmatig tegenkomt als je actief bent in het werkveld van e-facturatie. De twee termen worden met grote regelmaat door elkaar gehaald of onjuist gebruikt. Vandaag leggen we je uit hoe het ook alweer zit en wat je er precies mee kunt.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is in 2008 opgericht en wordt gebruikt voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van o.a. e-facturen en inkooporders tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. In Europa zijn er tien PEPPOL-autoriteiten die elk verantwoordelijk zijn voor het technische beheer van de Access Points en het toezicht daarop in hun eigen land. De PEPPOL-autoriteit in Nederland heet Simplerinvoicing. PEPPOL en Simplerinvoicing hebben dus veel met elkaar te maken.

PEPPOL in andere landen

Simplerinvoicing is dus de PEPPOL-autoriteit in Nederland. Maar hoe zit het in andere landen? In onderstaande afbeelding zie je de huidige PEPPOL-autoriteiten in Europa. Dit aantal groeit nog steeds.

En buiten Europa?
Buiten Europa vind je nog twee PEPPOL-autoriteiten: Info-Communications Media Development Authority (IMDA) in Singapore en Ministry of Business Innovation and Employment in Nieuw-Zeeland.

Voordelen van PEPPOL

Het gebruik van PEPPOL kent velen voordelen. Hieronder worden enkele van deze voordelen uitgelicht.

Kortere betalingstermijnen

Facturen komen direct in het financieel softwarepakket terecht van de leverancier. Het is bewezen dat facturen hierdoor sneller worden betaald. Zie ook het boek “Sneller betalen doen we zo” uitgebracht door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK), in samenwerking met de VNG en het IPO.

Veiligheid

Van spookfacturen of dubbele facturen is geen sprake meer. Iedereen die werkt met PEPPOL wordt in Nederland geïdentificeerd door een uniek kenmerk. In Nederland is dit in de meeste gevallen het KvK-nummer, in België is dit het KBO-nummer.

Nauwkeurigheid

Facturen worden foutloos ingelezen in de financiële software. Dit bespaart ook nog eens veel tijd bij het handmatig verwerken en controleren van facturen.

Uitbreiding netwerk

Door elke organisatie (ontvanger en verzender) die zich aansluit op het netwerk van PEPPOL wordt het netwerk, waarmee je facturen kunt uitwisselen, automatisch vergroot.

Stijging klanttevredenheid

Alle bovengenoemde voordelen dragen bij aan een hogere “klanttevredenheid”; of het nu klanten of leveranciers zijn.

Voor wie is PEPPOL interessant?

Aansluiting op het netwerk van PEPPOL is voor iedere organisatie interessant, ongeacht grootte, branche of specialisatie. Sinds 18 april j.l. is het voor overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties verplicht om e-facturen te ontvangen van al hun leveranciers en is PEPPOL het preferente aanleverkanaal.

Vereisten om facturen te verzenden via PEPPOL

Er zijn drie vereisten om via het PEPPOL-netwerk facturen uit te wisselen:

  1. PEPPOL Access Point

Op PEPPOL werken softwarepartijen en providers van e-facturatie nauw samen om directe uitwisseling van elektronische berichten te realiseren. Om je organisatie aan te sluiten op het PEPPOL-netwerk is een provider nodig met een PEPPOL Access Point. Je zou dit kunnen vergelijken met providers voor een netwerk voor mobiele telefonie. Er zijn in Nederland verschillende billing service providers, waaronder eVerbinding.

  1. PEPPOL ID

Om e-facturen te kunnen ontvangen en verzenden is een PEPPOL ID nodig. Dit ID wordt bepaald door het eenmalig registreren van je organisatie op PEPPOL. In Nederland is het KvK-nummer het meest gebruikt, en verplicht als registratie op Simplerinvoicing. Je kunt daarnaast ook kiezen om je BTW-nummer of je IBAN-nummer te registreren als PEPPOL ID. Voor Belgische ondernemingen wordt in de meeste gevallen gekozen voor het KBO-nummer. Het ID wordt gebruikt om de authenticiteit van de organisatie te bepalen.

  1. XML-formaten

E-facturen worden opgemaakt in XML-bestandsformaat. In Nederland wordt vaak gebruik gemaakt van Universal Business Language (UBL), een gestandaardiseerd XML-formaat dat bestaat uit voor gedefinieerde velden. Hierdoor kan het door de meeste financiële software eenvoudig worden ingelezen.

Gebruikmaken van PEPPOL via eVerbinding

Aansluiting op het PEPPOL-netwerk is eenvoudig. Maak je gebruik van een financieel softwarepakket, kijk dan hier of eVerbinding ook een koppeling heeft met jouw software. Heeft jouw software nog geen koppeling of werk je niet met een financieel pakket, dan kun je alsnog e-factureren door gebruik maken te maken van het gratis factuurportaal van eVerbinding.