E-FACTURATIE: MEER TIJD, MEER KLANTCONTACT EN MEER ADVIESWERK

By 23 februari 2017Nieuws

SRA is voor haar leden een samenwerking aangegaan met eVerbinding. SRA-adviseur sprak met drie kantoren van verschillende omvang die aan de slag zijn gegaan met e-facturatie via dit bedrijf. Ook eVerbinding schoof aan. Wat zijn de ervaringen van de kantoren tot nu toe? Welke overwegingen hebben ze gemaakt? Waar lopen ze tegen aan? En zijn er verschillen tussen een klein en groot kantoor?

Van links naar rechts: Tony van Oorschot (SRA), Rudi Düpper (partner Equity Accountants & Adviseurs), Marcel van Wensem (eVerbinding), Frank Peters (parttner HLB Van Daal en Partners), Martín Verhoeff (partner Zirkzee Groep)

Waarom zijn jullie aan de slag gegaan met elektronisch factureren?

Martín Verhoeff, partner bij Zirkzee Groep: ‘We waren al een tijdje bezig met het digitaliseren van interne processen. Voor het verwerken van administratie zochten we een oplossing waardoor we efficiënter, sneller konden werken en fouten door menselijk handelen konden verminderen. Een waarmee we meer tijd overhielden om te doen waar wij goed in zijn: adviseren. En de klant bij te staan bij zijn onderneming. De bankkoppeling hadden we al doorgevoerd en in ‘scan en herken’ zagen we niks. Toen we in contact kwamen met eVerbinding, een machine-to-machine oplossing, klonk dat als muziek in mijn oren.’

Frank Peters, partner bij HLB Van Daal en Partners: ‘Wij zijn wel gestart met ‘scan en herken’ omdat de vraag er was vanuit de markt. We hebben zelfs een aantal toepassingen uitgeprobeerd maar er werd geen 100% herkenning gehaald. Daarnaast liepen we tegen fouten aan in de prijsstelling. We zochten dus nog steeds naar een goed werkende tool om een efficiencyslag te maken om te kunnen blijven concurreren. Tevens realiseerden wij ons dat we een ontwikkeling door moesten maken om het continuous monitoring voor elkaar krijgen. E-facturatie biedt ons in onze optiek een echte kans. Als we dat goed voor elkaar hebben zijn we wellicht zelfs de betere concurrent van de administratiekantoren.” Rudi Düpper, partner bij Equity Accountants & Adviseurs: “Wij wilden als klein kantoor een duurzame automatiseringsslag maken. We waren ook gestart met ‘scan en herken’ maar niet tevreden over de behaalde resultaten en mogelijkheden. E-facturatie lag dus voor de hand.’

Jullie zijn geen administratiekantoor. Waarom is e-facturatie dan belangrijk?

Verhoeff: ‘De administratie is uiteindelijk toch de basis van ons advieswerk. Dus houd ik dat liever in eigen hand. Maar het verwerken
van al die data moest in mijn optiek toch allemaal slimmer en efficiënter kunnen. Met e-facturatie hebben we de verwerking in eigen beheer en rollen de gegevens eruit zoals wij dat willen. Daardoor zouden we de jaarrekeningen 2016 eind januari 2017 al klaar kunnen hebben. Bijkomend voordeel is dat de verwerking tegen geringere kosten kan en kwalitatief goed is. Zo kunnen we concurreren met het administratiekantoor op de hoek.’

Marcel van Wensem, senior consultant bij eVerbinding: ‘Wij zagen bij kantoren een stuk frustratie. Onze oplossing biedt de mogelijkheid om het gehele administratieproces te digitaliseren en te optimaliseren. Alles is daadwerkelijk gekoppeld en er hoeven geen handmatige controles meer uitgevoerd te worden.’

Hebben jullie bepaalde doelen gesteld bij de implementatie van het e-factureren?

Peters: ‘Het maken van alleen de jaarrekening is al lang voorbij. We willen continue met de klant bezig zijn, hen real time volgen. We merken met e-facturatie nu al dat dat kan. Er is meer tijd en onze adviseurs pakken spontaan de telefoon weer op om te overleggen met de klant. Er is weer meer klantcontact. Die knop gaat langzaam om. En daardoor neemt ook het advieswerk toe en stijgt de omzet ervan.’ Verhoeff onderschrijft: ‘Dat lukt natuurlijk niet bij elke klant. Maar diegenen waar je inmiddels vaker komt, waar weer regelmatig contact mee is, zijn potentiële ambassadeurs. En dat is niet in geld uit te drukken.’

Hoe verloopt het acceptatieproces binnen het kantoor?

Dat is zeker op een groot kantoor zoals HLB een flinke kluif. Nadat zij de keuze hadden gemaakt zijn er sessies gehouden op alle kantoren wat er ging veranderen en hoe. Peters: ‘We hebben daarbij ook direct verteld: waar je nu een dag mee bezig bent kost je straks misschien een uur. Die tijd moet je zinvol gaan invullen. Je moet mee in de verandering. Dat roept natuurlijk weerstand op. Je merkt dan in het proces dat er een groep is die het oppakt en aan de slag gaat en er zijn er die weerstand gaan tonen.’ Düpper: ‘Bij ons zijn er al echt mensen vertrokken, de echte traditionele werknemer. Maar daar is wel een ander soort accountant voor teruggekomen.’ Dat ziet Verhoeff ook: ‘Dat zijn met name hbo’ers met een praktische instelling en die al digital native zijn.’

Hoe krijg je je bestaande mensen mee?

Verhoeff: ‘Ik ben gewoon naast de mensen gaan zitten. Wat ben je aan het doen en waarom doe je dat zo? De mensen die enthousiast worden, betrek ik ook in het proces. Zij zijn de beste interne ambassadeurs voor de implementatie en acceptatie.’ Peters is het hiermee eens. ‘Diegene die het oppakken geven wij ook veel vrijheid en ruimte om ermee aan de slag te gaan. Maar bij velen bestaat nog steeds een natuurlijke neiging om dingen af te drukken. Ik roep wel eens: Alle printers de deur uit en alleen een scanner.’ Dat heeft Verhoeff gewoon gedaan. ‘Op het kantoor in Noordwijk hebben we alle bureaulades en haast alle kasten, en printers de deur uitgedaan. Alles digitaal en geen papier meer, geen ordners meer op het bureau. Dan moeten ze.’ Daar is Peters wel jaloers op want dat is op een groter kantoor toch minder makkelijk te realiseren. Maar ook een klein kantoor loopt tegen problemen aan. Soms was het volgens Düpper doorbijten: ‘Zeker in het begin. Als er wat problemen waren met klantkoppelingen vatte het personeel dat gelijk op als ‘zie je wel, het werkt niet’. Je moet er daarom bovenop blijven zitten.’ Van Wensem ziet veelvuldig dat de sleutel tot succes met e-facturatie hem zit in de klantaandacht. ‘Aandacht voor de klant is wezenlijk om e-facturatie te laten slagen. Het is meer dan alleen een knop aanzetten in de boekhoudsoftware. Het stimuleren van medewerkers om extra aandacht aan de klant te geven levert een duidelijke meerwaarde. Voor klant én personeel.’

Over de klant gesproken, hebben jullie e-facturatie alleen intern ingevoerd of ook direct bij de klant?

Peters: ‘Wij zijn gestart met een paar duizend klanten die nog kwamen met kratjes en mappen. Vervolgens zijn we met die klanten aan de slag gegaan die zelf ook graag willen omschakelen. Daarnaast zijn we e-facturatie ook als marketingtool gaan inzetten om nieuwe klanten binnen te halen.’ Bij Zirkzee Groep werkt het nieuwe proces een beetje als een olievlek bij zowel bestaande als nieuwe klanten. Zij maken inmiddels aparte proposities op basis van de administratiestraat. Düpper heeft het eerst geïmplementeerd bij een aantal grote klanten. Daar hebben ze wat leergeld betaald en zijn het vervolgens waar mogelijk gaan uitrollen naar de overige klanten.

Zijn er verschillen tussen een klein of groot kantoor?

Düpper bevestigt dit. Hij komt van een groot kantoor en daar werkten mensen die een bankkoppeling al een hele verandering vonden. ‘Op een kleiner kantoor zie je veel sneller wie nog op de ‘oude’ manier werkt. Je kunt direct ingrijpen en processen veranderen. Maar toch zie je ook bij ons hoor dat er nog facturen geprint worden.’ Peters herkent zich hier wel in: ‘Bij ons duurt het gewoon allemaal langer. Wij moeten per vestiging zorgen voor de juiste mindset bij zowel de partners als het personeel. Niet alle partners denken hetzelfde over ontwikkelingen als eVerbinding en continuous monitoring. Het kost veel energie om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.’

Hoe was de reactie van de klant op e-facturatie?

Bij alle kantoren hebben de meeste klanten het zeer positief opgepakt. Peters: ‘Het is ook gewoon een rekensom naar de klant. Wat kost het je om digitaal te werken en wat kost het je op de traditionele manier waar bij ons gewoon een opslag op zit. Handmatig mag, maar het is duurder. Het feit dat de overheid e-factureren verplicht stelt, helpt overigens ook om het sneller door te voeren.’ Verhoeff spreekt de klant er ook op aan. ‘Laat ons nou doen waar we goed in zijn zodat jij tijd overhoudt voor de dingen waar jij goed in bent in plaats van in het weekend te boekhouden.’

Tegen welke problemen lopen jullie aan?

‘Wij merken dat als er iets niet goed gaat, bijvoorbeeld als een factuur niet is verzonden, wij de vraag op ons bord krijgen. Terwijl het probleem bij de klant ligt. Je bent dan toch weer tijd kwijt met het uitzoeken ervan’, geeft Düpper aan. ‘Het op de juiste manier inrichten van de administratie was ook een tijdrovende klus en leverde veel frustratie op. Waar we nu tegenaan lopen zijn de totale ICT-kosten. Waar eindigt dit?’ Zirkzee Groep merkt dat naast de kostenstijging, niet alle softwarepakketten met elkaar willen of kunnen communiceren en niet compatible zijn met eVerbinding. Daar ligt nog een flinke uitdaging. ‘Wij merken dat naast technische gebreken, ‘de mens’ een grote bottleneck is’ zegt Peters. ‘De mogelijkheid om iets nieuws te adopteren is een van de lastigste processen die ik ervaar.’

Zien jullie nog een rol voor SRA, naast de samenwerking met eVerbinding?

Düpper: ‘Wat wij graag zouden willen weten is bijvoorbeeld welke softwarepakketten goed werken met eVerbinding. En daarbij ook de adviserende terugkoppeling naar leveranciers waar problemen gesignaleerd worden.’ Peters: ‘Bundel de krachten naar die leveranciers toe. Vraag aan de kantoren waar de problemen zitten en wordt klankbuis.’ Verhoeff voegt tot slot toe: ‘Waar
ook een rol voor SRA kan liggen, is bij het promoten van e-facturatie naar buiten toe, naar de ondernemers. Hoe meer er mee overschakelen, des te interessanter het wordt.’

Download het artikel