Mag het licht uit?

Het volledig automatiseren van de administratieve handelingen, waarbij de administratieve lasten en de risico’s worden gereduceerd. Dat is het doel van Johan Schaeffer, co-founder van Stichting Simplerinvoicing.

In 2013 wordt op initiatief van het Ministerie van Economische Zaken Stichting Simplerinvoicing geboren. Het doel? Een administratie waarbij gegevens niet meer handmatig worden ingevoerd, facturen volledig elektronisch worden verwerkt en postzegels gewoon in de lade blijven. ”Veertig jaar geleden kon een groot bedrijf als Heineken al elektronische facturen versturen naar klanten. Er werd dan op basis van onderlinge afspraken een een-op-een verbinding opgesteld tussen de leverancier en de klant. Op deze manier werd het aantal administratieve handelingen flink teruggedrongen.”

Factureren vergemakkelijkt

Dat was veertig jaar geleden, maar vorig jaar was de helft van alle facturen in Nederland nog steeds op papier. ”En als het niet op papier is, krijg je de factuur in pdf-vorm. Deze facturen kun je nog steeds niet automatisch verwerken. Dat kan veel makkelijker.” Dus nam de Stichting Simplerinvoicing deel aan het Europese e-facturatienetwerk (PEPPOL) waarbij de één-op-één verbindingen van de oude partijen aan elkaar werden gekoppeld. Op deze manier ontstond er een netwerk waarbij alle leveranciers met één netwerk verbonden zijn. ”Zo werkt het ook met mobiele telefonie: KPN en Vodafone hebben ieder hun eigen netwerk, maar dankzij afspraken onderling hoef jij je geen zorgen te maken welk netwerk degene heeft die jij wilt bellen.”

Standaardiseren van facturen

Het uiteindelijke doel van Simplerinvoicing is het volledig automatiseren van de administratieve handelingen. De eerste stap in dit proces is het standaardiseren van facturen. Samen met E-invoicing-partners TNO en NEN lanceert Stichting Simplerinvoicing in 2018 het Standaardisatieplatform e-factureren (STPE) over de toepassing van de Europese e-facturatienorm EN 16931-1. Het platform wil de communicatie over en de implementatie en het gebruik van deze e-facturatienorm in Nederland bevorderen. ”Er is uiteindelijk cross-sectoraal een factuurstandaard ontwikkeld. Dat was de eerste stap in de juiste richting.”

De laatste horde

Wat nog wél een probleem blijft, is het gebrek aan automatische detectie. ”Zo kun je bij het versturen van een factuur detecteren of een organisatie is aangesloten bij het netwerk. In dat geval doet het netwerk de rest: het controleert de gegevens van zowel zender als ontvanger, genereert direct vanuit de bron de UBL zonder het risico op fouten en beveiligt de berichten. Hoe sneller bedrijven zijn aangesloten op het netwerk hoe eerder we kunnen boekhouden met het licht uit.”

Het hele artikel artikel inclusief de bijdrage van Staatssecretaris Knops vind je hier.