In december 2017 waren de Hoogheemraadschappen van Rijnland, Delfland en Schieland/Krimpenerwaard als één van de eerste klaar voor de EU-richtlijn 2014/55/EU. Overheden werden hierdoor verplicht om voor 18 april 2019 te voldoen aan de richtlijnen voor elektronische facturering voor overheidsopdrachten. Hiermee waren de drie hoogheemraadschappen, ook wel waterschappen genoemd, één van de eerste medeoverheden die volledig compliant waren. Hoe kijken zij terug op dit proces?

Compliant binnen één dag

De drie Hoogheemraadschappen startten al in 2017 met e-facturatie. Door de integratie van eVerbinding met de ERP-software van AllSolutions was de aansluiting op het netwerk van Simplerinvoicing eenvoudig. De eerste e-factuur werd al binnen één uur, na start van de eerste registratie op het e-facturatienetwerk, probleemloos ontvangen en verwerkt. Het was dus slechts een kwestie van ‘aan’ zetten om e-facturatie mogelijk te maken. Dit betekende dat er weinig tijd besteed hoefde te worden aan het technische aspect en dat de focus kwam te liggen op de onboarding van haar leveranciers. Onboarding houdt in het motiveren en activeren van toeleveranciers om over te stappen op e-facturatie.

Onboarden van toeleveranciers

Expertisecentrum Aanbesteden PIANO had onlangs een interview met Arjen Looijenga, overall verantwoordelijke projectleider e-invoicing bij de Financiële Eenheid van de drie genoemde Hoogheemraadschappen, en vroeg hem naar zijn ervaringen. Op de vraag waarom e-facturatie niet sneller een vlucht neemt bij decentrale overheden, als het zo eenvoudig is, zegt hij het volgende: “Het zit ‘m niet in het realiseren van de ICT-voorzieningen. Ook al zou dat bij organisaties iets complexer kunnen liggen dan bij ons, dan nog is dat eigenlijk geen issue. Het realiseren van een doorlopende, werkende stroom e-facturen kan wel een knelpunt zijn. Feit is dat wij zien dat je toeleveranciers continu moet informeren en stimuleren. Een eenmalige actie heeft nauwelijks zin.”

Looijenga geeft aan dat hij veel tijd heeft besteed aan het juist onboarden van toeleveranciers. Iedere week maakt hij tijd in zijn agenda vrij om toeleveranciers te bellen over het e-facturatieverhaal. Hij probeert de mindset te veranderen en belicht de voordelen en praktische kant van e-facturatie. “Want het technisch in staat zijn een e-factuur te verzenden en te ontvangen, betekent lang niet altijd dat het goed gaat. Er hoeft maar één veldje verkeerd te zijn ingevuld en een factuur wordt geweigerd. Dat is vervelend en stimuleert helaas ook niet, maar dat soort fouten zit nu eenmaal in een opstartfase. En daar begeleiden mijn collega’s en ik onze toeleveranciers dus bij.”, benadrukt Looijenga.

E-facturatie in 2019

Looijenga geeft aan dat het onder de aandacht brengen en stimuleren van e-factureren bij toeleveranciers ook in 2019 blijvend noodzakelijk is. Dat is iets waar structureel aan gewerkt moet worden. “Daarnaast willen we nog voor de zomer onze eerste e-facturen kunnen verzenden. Dat zit weliswaar niet in de wettelijke verplichting, maar vinden we aan onze stand verplicht. We beginnen met het onderling tussen onze 3 hoogheemraadschappen verzenden van e-facturen. Het mooie daarvan is dat we natuurlijk het hele proces nauwlettend in de gaten kunnen houden. Van verzending tot ontvangst en de verwerking daarna. We zijn op dit vlak immers één organisatie. We leren van wat er fout gaat en kunnen dat vervolgens aanpassen. En dat maakt de weg vrij om ook succesvol buiten onze 3 organisaties e-facturen te gaan verzenden. En zo gaat e-factureren echt vliegen en kunnen steeds meer organisaties de voordelen benutten. Daar doen we het allemaal voor, toch?”

Bronvermelding: PIANO0 Expertisecentrum Aanbesteden