BLOG – Elektronisch factureren, wat is dat nou?

By 13 juni 2014Blogs en vlogs

De term elektronisch factureren valt steeds vaker, toch is het niet voor iedereen duidelijk wat dit precies inhoudt. Middelen om écht elektronisch te kunnen factureren bestaan al jaren, maar waren tot voor kort alleen beschikbaar voor grote organisaties. Met de opkomst van vernieuwende e-facturatie leveranciers, de inzet van financiële softwareleveranciers, het netwerk van Simplerinvoicing en de steun van de Nederlandse overheid kunnen het MKB en accountantskantoren ook eindelijk profiteren van elektronisch factureren.

Maar wat is e-facturatie nou precies? Elektronisch factureren wordt vaak verward met een factuur in PDF versturen per email. Écht elektronisch factureren is het veilig en rechtstreeks uitwisselen van facturen tussen administraties. Factureren op de traditionele manier kent vaak veel (onnodige) stappen waarbij mensen nog steeds een belangrijke schakel in het proces zijn: van het printen en mailen, registreren en opslaan, scannen en herkennen, goedkeuren en controleren, tot het coderen en boeken. Met e-facturatie verdwijnen alle onnodige stappen uit het huidige proces en komt de factuur vanuit het ene boekhoudsysteem rechtstreeks in het ontvangende boekhoudsysteem terecht. Op deze manier zijn veel minder menselijke handelingen nodig. Bovendien voorkomt het fouten meer die kunnen ontstaan bij de overdracht.

Dit klinkt toch ideaal? Maar waarom gaat het factureren nu dan nog niet bij iedereen zo? Een hobbel op de weg is dat de pakketten niet altijd dezelfde taal spreken. Om deze reden heeft Simplerinvoicing (een mede door de overheid geïnitieerd afsprakenstelsel tussen e facturatienetwerken) diverse normen verduidelijkt, waaronder het gebruik van de universele taal voor financiële documenten: UBL. Alle dienstverleners van financiële documenten moeten zich aan deze afspraken houden. Met de gemaakte afspraken en eVerbinding als tolk tussen de verschillende softwarepakketten is het mogelijk van machine-tot-machine te factureren.

Het klinkt allemaal heel mooi, maar wat maakt e-facturatie beter dan de bestaande scan-herken oplossingen? Het grote verschil is dat elektronische factureren rechtstreeks en foutloos in de administratie komen. De inhoud van de factuur komt, dankzij de standaarden van Simplerinvoicing, altijd juist in de administratie terecht. Terwijl dit bij gescande facturen zeker niet altijd het geval is. In tegenstelling tot scan-herken oplossingen is een investering bij elektronisch factureren via eVerbinding niet nodig. Je betaalt per factuur en zit niet vast aan abonnementen of licentiekosten.

Maar wat als je als bedrijf al hebt geïnvesteerd in een scan-herken-oplossing. Is het dan verstandig om ook een échte e-facturatie oplossing te implementeren? Of je bent nog helemaal niet bezig met het digitaliseren van de facturenstroom. Wat moet je kiezen?
Scan-herken en oplossingen voor elektronisch factureren kunnen heel goed naast elkaar lopen om het uiteindelijke doel te bereiken: alles geïntegreerd in het boekhoudsysteem ontvangen. Vergelijk het met de vaste telefoon en de mobiele telefoon, de mobiele telefoon is erbij gekomen: het is dus geen of/of maar meer en/en.

Accountants kunnen een grote rol in spelen in de adoptie door zelf het goede voorbeeld te geven en hun klanten goed te adviseren. Want uiteindelijk gaat het om gemak voor de klant: het vereenvoudigen van het proces, wat kosten en tijd bespaart.

Johan Schaeffer,
Founder eVerbinding