Een e-factuur, ook wel elektronische factuur of e-invoice genoemd, is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens vaste standaarden. Onterecht wordt vaak gedacht dat e-factureren het elektronisch versturen van bijvoorbeeld een factuur in pdf-bestand is. Dit is niet het geval: e-facturatie gaat een stap verder.

De e-factuur wordt opgemaakt in UBL (Universal Business Language) en is gebaseerd op XML. Dit laatste is het meest bekende en meest gebruikte standaard voor het structureren van documenten. Een e-factuur, om die reden ook wel UBL-factuur genoemd, kan direct worden ingelezen door de meeste financiële software. Hier is geen handmatige invoer meer voor vereist. Een e-factuur dient aan dezelfde wettelijke voorwaarden te voldoen als de ‘gewone’ factuur.

Voordelen van e-factureren

Er zitten veel voordelen aan het gebruik van e-facturen, waaronder:

      • Veiligheid: een e-factuur wordt standaard gecontroleerd op een aantal unieke kenmerken, waaronder IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. Spookfacturen en dubbele facturen worden hierdoor onderschept.
      • Gemak: e-facturen worden opgemaakt in UBL en kunnen daarom eenvoudig verwerkt worden in boekhoudprogramma’s. Dit betekent ook dat er minder handmatige handelingen vereist zijn. Denk bijvoorbeeld aan het inloggen, up- en downloaden van facturen en het scannen van facturen.
      • Snellere verwerking: e-facturen staan bijna direct klaar in het boekhoudprogramma. Daardoor kunnen ze ook sneller geaccordeerd worden door de ontvanger.
      • Realtime data: gegevens worden snel uitgewisseld, zodat zowel de ontvanger als de verzender realtime inzicht hebben in hun betalingen. Dit proces wordt niet vertraagd, omdat er nog handmatige handelingen nodig zijn.
      • Nauwkeurigheid: omdat een UBL-factuur automatisch wordt ingelezen, is de kans op fouten nihil.
      • Kostenbesparing: er hoeven geen facturen met de post meer verstuurd te worden en zo wordt bespaard op print- en portokosten. Bovendien zijn er minder menselijke handelingen nodig.

E-facturen verwerken

Om e-facturen eenvoudig met elkaar te kunnen delen, is een aansluiting op het Simplerinvoicing-netwerk nodig. Dit netwerk bestaat uit software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen eenvoudig en voor iedereen toegankelijk maakt. Door je aan te melden bij eVerbinding kun je gebruikmaken van dit netwerk en kun je eenvoudig e-facturen verwerken. eVerbinding is één van de eerste deelnemers die de Simplerinvoicing-standaard integraal heeft opgenomen. Daarmee is eVerbinding een Simplerinvoicing FULL™ member. Klanten en partners van eVerbinding hebben altijd automatisch toegang tot alle functionaliteiten van Simplerinvoicing FULL.

Wil je meer weten over e-facturatie? Of ben je benieuwd wat eVerbinding voor jou kan betekenen?