Wat kan er allemaal in onze workflow? En waarom zou je dit graag willen? Jurjen de Boer, onze Customer Experience collega vertelt over deze nieuwe Feature in het platform van eVerbinding.

Waarom een workflow?

Het kan zijn dat je maildocumenten en facturen moet laten beoordelen door verschillende personen en/of afdelingen. De aanleiding kan echter per organisatie verschillen. Bij bestellingen boven bepaalde bedragen kan bijvoorbeeld autorisatie van een tweede persoon nodig zijn. Deze workflow biedt zoveel mogelijkheden dat dit onmogelijk allemaal toe te lichten is. Maar ik neem je graag mee naar een aantal opties die wij in eigen beheer op basis van klantvragen hebben ontwikkeld.

Factuurstatus

Je kunt in de workflow nu taken toewijzen aan gebruikers. Dit geeft duidelijkheid, aangezien je precies weet welke facturen al wel of nog niet betaald zijn. Daarnaast zie je wie de factuur heeft goedgekeurd en op welk moment dit is gedaan. Hierdoor bouw je automatisch een historie op.

Automatische goedkeuring

Workflow kan automatisch facturen goed- of afkeuren op basis van voorwaarden. Wij voeren in samenspraak met onze opdrachtgever de voorwaarden in. Dit kan van het doorzetten van éénvoudige facturen met een van te voren maximaal ingesteld bedrag (denk aan de maandelijkse energienota) tot aan zeer gedetailleerde wensen om inkoopfactuur met KvK nummer X naar management A en KvK nummer Y naar management B te sturen.

De controle van deze voorwaarden kan op alle velden, zoals in UBL gedefinieerd, worden toegepast. Als er geen ordernummer in UBL staat, dan wordt deze automatisch afgekeurd. Ook bij incorrecte invoiceperiodes, textamounts of het eerder genoemde totale factuurbedragen. Na de toevoeging van de status ‘afgekeurd’ is het mogelijk automatisch een mail te ontvangen met hierin de statuswijziging. Zo ben en blijf je altijd op de hoogte.

Niet bereikbaar

Als iemand in zijn/haar rol al een aantal dagen de taak niet heeft opgepakt, ontvangt deze persoon een reminder. De taak kan ook automatisch na een aantal uren, dagen of weken naar iemand anders verstuurd worden. Zo gaan ook tijdens iemand zijn afwezigheid alle zaken door.

Verder geautomatiseerd

Als er iets mis dreigt te gaan met conversietaken, bijvoorbeeld iets voldoet niet aan de eisen, dan krijg je automatisch een e-mail met de signalering. Om te bepalen of dit wel terecht is kun je dit ondervangen in een workflow en hiermee een taak toegewezen krijgen in het platform voor verdere controle. Denk bij conversietaken ook aan een verkeerde  BTW berekening of een bedrijfslogo dat niet als factuur wordt verwerkt.

Daarnaast zijn de controlefasen verder geautomatiseerd en is het mogelijk gerichtere taken toe te kennen aan groepen / rollen.  Overigens bepaalt de opdrachtgever de grootte van de groepen en de samenstelling van de diverse rollen.

Workflow – inrichting factuurstroom - eVerbinding

Partnerschap

De laatste stap bij de workflow in het voortraject is vaak ‘betaalbaar gesteld’. Het is nu mogelijk om te communiceren binnen een partnerschap, waarbij je dus een ander account in een ander omgeving hebt. Binnen dit partnerschap kunnen statusveranderingen doorgevoerd waaronder het geven van de status ‘betaald’ door een partner, welke in dit voorbeeld een administratiekantoor kan zijn.

Inrichting van je workflow

eVerbinding helpt bij het zo optimaal mogelijk inrichten van de workflow. Als Administrator kun je altijd handmatig ingrijpen in het proces door een taak van stap te laten veranderen of een taak terug te zetten naar een eerdere stap of andere groep. Denk hierbij aan het ophalen van de resultaten van voorafgaande maanden of een intern veranderde klantwens.

Persoonlijke favoriet

Het automatisch goed- en afkeuren van facturen, dat is mijn favoriet. Het werkt praktisch, snel en op basis van de eisen die je zelf hebt opgegeven. Naast het automatisch goed- en afkeuren van facturen is dezelfde feature toepasbaar op trusted senders, conversietaken en onkostendeclaraties.

Zoals eerder vertelt is er natuurlijk nog veel meer mogelijk in onze Workflow. Het is helemaal op maat te maken. Geïnteresseerd? Bel mij of één van mijn collega’s via 088 440 66 33, we denken graag met je mee!