De 5 grootste misvattingen over e-facturatie

By 1 augustus 2019Blogs en vlogs

In de complexe wereld van e-facturatie zijn veel misvattingen. Een groot aantal organisaties is ervan overtuigd dat ze al e-factureren, terwijl ze in werkelijkheid pdf-facturen versturen via mail. Een wereld van verschil! Hieronder hebben we de vijf grootste misvattingen over elektronisch factureren op een rijtje gezet. 

Misvatting #1 – PDF per e-mail is hetzelfde als e-facturatie

Dit is misschien wel één van de grootste misvattingen als het gaat om e-facturatie. Vaak wordt gedacht dat e-factureren hetzelfde is als het verzenden van een pdf-factuur per e-mail. Dit is niet het geval: e-facturatie gaat een stap verder. Een e-factuur wordt opgemaakt volgens vaste standaarden in UBL-formaat en kan direct worden ingelezen in de meeste financiële software.

Misvatting #2 – Geen wettelijke eisen

Zoals bekend zijn overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties sinds dit jaar verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. E-facturen moeten in Nederland (en de rest van Europa) aan dezelfde wettelijke voorwaarden als traditionele facturen voldoen. Dit betekent dat de e-factuur dezelfde gegevens bevat als zijn papieren equivalent. Denk hierbij aan gegevens zoals, naam en adres van de leverancier, factuurnummer, factuurdatum en btw-gegevens.

Misvatting #3 – Elektronische facturatie is duur

Er wordt vaak gedacht dat starten met e-factureren duur is. Dit is niet het geval, in de meeste gevallen is overstappen juist kostenverlagend als er rekening wordt gehouden met de directe en indirecte kosten. Denk bijvoorbeeld eens aan alle menselijke handelingen die verricht worden bij het verwerken van een traditionele factuur, zoals het controleren van de authenticiteit van de afzender of de verwerking in het boekhoudsysteem. Ook op directe kosten, zoals print- en portokosten wordt bespaard.

Misvatting #4 – Alleen interessant voor corporates

Jaren geleden was e-facturatie nog complex en daarmee niet altijd geschikt voor alle bedrijven, omdat implementatie vaak duur was. Inmiddels zijn we heel wat jaren verder en is elektronische facturatie gelukkig een stuk makkelijker geworden. Er zijn veel financiële softwarepakketten die het mogelijk maken om snel en automatisch e-facturen mee te verzenden en te ontvangen. Dit maakt het tegenwoordig interessant voor elke organisatie, ongeacht grootte of branche.

Misvatting # 5 – Moeilijk te implementeren

Met de jaren is e-facturatie een stuk eenvoudiger geworden om te implementeren. De meeste moderne financiële softwarepakketten, voor kleine organisaties, corporates of zelfs branchespecifieke pakketten, hebben een ingebouwde functie voor het versturen en ontvangen van e-facturen. In de meeste gevallen is het slechts een kwestie van ‘aan’ zetten.