CM Magazine interviewt Johan Schaeffer over “de versnelling”, e-facturatie spookverhalen en automatische detectie

By 12 september 2019Nieuws

‘Er zijn best wel spookverhalen over e-facturering. Dat het allemaal zo moeilijk zou zijn,’ zegt Johan Schaeffer van eVerbinding. ‘Maar er zijn ook onbekende voordelen, die administratief gezien groot zijn!’ Tijd voor CM Magazine om hier met een expert over te praten. 

Een paar jaar geleden begonnen lezingen of artikelen over e-facturering altijd nog met een uitleg over het verschil tussen e-factuur en pdf. Inmiddels weet u wel dat een computer een pdf niet automatisch kan verwerken, en een ubl wel. ‘De techniek staat inmiddels,’ zegt Johan Schaeffer oprichter en directeur van eVerbinding. ‘Het wordt tijd om het eens te hebben over de voordelen van het versturen van facturen via het netwerk. Het scheelt je als finance veel administratie en een heleboel werk.’ ‘Ja, je kunt een e-factuur ook per mail versturen,’ vervolgt Schaeffer. ‘Dat is weliswaar gratis, maar niet veilig. En het mist ook de voordelen die je wel hebt als je werkt via het netwerk van SimplerInvoicing (Nederland) of PEPPOL (Europees).’

3 voordelen van factureren via SimplerInvoicing/PEPPOL

  1. Automatische detectie
  2. Statusterugkoppeling
  3. Veiligheid

Automatische detectie

Het eerste voordeel van factureren via het netwerk is volgens Schaeffer de detectie van de ontvanger. ‘Stuur je een mailtje, dan moet je het mailadres weten. En de ontvanger moet wel ubl kunnen ontvangen. Stuur je via het systeem, dan detecteert het systeem wat je klant kan. Dat scheelt op administraties heel veel werk. Grote bedrijven werken nu vaak met portalen waarin dit handmatig afgehandeld wordt, maar het scheelt heel veel werk als het systeem dit automatisch doet.’

Statusterugkoppeling

Tweede voordeel is de statusterugkoppeling. ‘Dat doen we in België veel,’ vertelt Schaeffer. ‘Ik ben er voorstander van dat verplicht te maken in softwarepakketten. De status van de factuur komt terug in je software. Bij openstaande posten kun je dan gelijk zien of de factuur is geaccepteerd, of zelfs al betaalbaar is gesteld. Dat kan echt alleen bij het netwerk. Je kunt daar dan je hele debiteurenbeleid op afstemmen: als er een twist is hoef je geen aanmaning te versturen, je kunt gelijk de accountmanager laten bellen.’

Veiligheid

En als derde voordeel noemt Schaeffer de veiligheid. ‘Er zijn alleen gevalideerde partijen via een beveiligd netwerk. Er is geen spam, er zijn geen spookfacturen.’ Dat wordt vaak nog onderschat en ondergewaardeerd zegt Schaeffer. ‘Het moet denk ik eerst een paar keer goed fout gaan voordat dat wordt gewaardeerd.’ Vanuit de administratieve organisatie kun je een aantal controlemaatregelen versoepelen als je zeker weet met wie je zaken doet. Ook dat spaart tijd.

Meer mogelijkheden

Het netwerk kan uiteindelijk nog veel meer dan facturen uitwisselen. Schaeffer: ‘Uiteindelijk kunnen er ook orders, pakbonnen en dergelijke verstuurd worden. Eigenlijk alle documenten die communiceren met de financiële software zou je zo kunnen toevoegen.’ Het bestaat al, maar wordt nog heel weinig gebruikt.

Vraag door bij uw softwareleverancier

Voor finance ligt er wel een taak meent Schaeffer. Per softwarepakket verschilt het namelijk wat er wel en niet al is ingebouwd. ‘Neem die statusterugkoppeling, dat is voor Nederland nieuw. Dat zit hier nog niet standaard in de software – hoewel er pakketten zijn waar het al wel in zit. Je moet er dus om vragen. Als je er niet om vraagt, krijg je het niet.’ ‘In België is dat al wel standaard. Daar krijg je netjes een bericht in de software dat de overheid je factuur heeft geaccepteerd, of niet – omdat bijvoorbeeld het ordernummer niet matcht. Dan kun je binnen een uur al actie ondernemen als er zoiets simpels aan de hand is.’

Lees hier het hele artikel.

Samen kom je verder

De paradox bij e-factureren is, dat als je iets moet doen dat meestal voordeel oplevert voor de ander. Daarom wordt het voordeel groter als er meer partijen meedoen. Schaeffer: ‘De basisfunctionaliteiten zitten meestal al wel in de software. Maar wees daar niet tevreden mee en vraag om meer. Als er nog geen statusuitwisseling is, of automatische detectie, vraag dan even door! Dan kom je ergens. Het afwachten is inmiddels voorbij, maar het kan echt wel sneller. Zorg dat u ook onderdeel wordt van de versnelling!’

InVoice of Holland
inVoice of Holland is bedoeld om commitment te vragen voor het op grote schaal inzetten van e-facturatie met de hoogste kwaliteit en beveiligingsniveau via Simplerinvoicing FULL. Alle organisaties die het gedachtengoed van inVoice of Holland ondersteunen kunnen ambassadeur worden en het manifest ondertekenen. Het doel is dat e-facturatie zich als een olievlek zal uitspreiden over Nederlandse organisaties.

Bronvermelding: CM Magazine