Ben je ondernemer en heb jij je administratie uitbesteed bij een accountant? Dan is de kans zeer groot dat die accountant een elektronisch archief bijhoudt waarin jouw facturen zijn opgenomen. Maar wie heeft de controle over de facturen in dat elektronisch archief? We komen vaak de situatie tegen dat de accountant een elektronisch archief heeft waarin de administratie (al dan niet geconverteerd) beschikbaar is, zonder dat de ondernemer hiervan weet of controle over heeft.

In de ideale situatie ligt de beschikkende macht over de factuur bij de ondernemer, maar kan de accountant tegelijkertijd op een efficiënte manier dezelfde factuur verwerken zónder extra handelingen. In deze ideale situatie zijn handelingen als het printen, versturen per post/e-mail of het registreren van de factuur overbodig geworden.

De toekomst is nu

Deze oplossing is geen toekomstmuziek meer. eVerbinding biedt een oplossing, waarin ondernemer én accountant op hetzelfde moment over een factuur kunnen beschikken. eVerbinding legt namelijk de verbinding tussen het cloud-archief van de ondernemer en de boekhoudsoftware van de accountant door middel van een simpele machtiging.

Wij leveren de elektronische facturen af via het e-facturatienetwerk Simplerinvoicing. Dit veilige netwerk levert in principe alleen facturen af aan de geadresseerden, de ondernemers dus. Hoe is het dan mogelijk dat bijvoorbeeld de accountant de factuur tegelijkertijd kan verwerken? eVerbinding heeft een unieke oplossing gevonden om ervoor te zorgen dat de integriteit van de elektronische facturen blijft bestaan, maar dat er meer relevante partijen bij de facturen kunnen, zoals de accountant. Die stuurt vanuit eVerbinding een machtigingsverzoek naar de ondernemer waar hij de administratie van bijhoudt en de ondernemer accepteert dit verzoek. Zo simpel is het dus. Deze machtiging is herkenbaar: hij is namelijk vergelijkbaar met de bestaande bankkoppelingen in het boekhoudpakket.

Controle over je administratie

Een ander voordeel is dat je in staat bent de controle te houden over je administratie. De ondernemer is immers altijd verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn eigen administratie. Je kunt via de workflow aangeven of een factuur inhoudelijk juist is. Bovendien beschik je met eVerbinding over een zogenaamde ‘exit-strategie’: Wanneer je kiest voor een andere accountant, is er geen sprake van een lastige overdracht. Je hebt namelijk altijd zélf de beschikkende macht gehouden over je documenten. Ideaal!

De hierboven beschreven machtiging is een échte machtiging. Hiermee bedoelen we dat de machtiging op ieder moment door jou kan worden ingetrokken. Je houdt ook op deze manier dus te allen tijde de controle. Het is voor de accountant ook erg eenvoudig om via eVerbinding een machtigingsoverzicht op te vragen. Op die manier kunnen de verhoudingen helder worden weergegeven.

Met eVerbinding liggen de verantwoordelijkheden dus waar ze horen te liggen, zonder dat er tijd of geld verloren gaat aan onnodige handelingen.