BLOG – De uitdagingen bij e-facturatie

By 27 oktober 2014Blogs en vlogs

In m’n vorige blog heb ik uitgelegd dat de échte elektronische factuur rechtstreeks in de boekhoudsoftware wordt ontvangen en verwerkt zonder risico op invoer- en/of herkenningsfouten en dat dit ook voor accountants- en administratiekantoren veel voordelen biedt. Hoe kun je e-facturatie inzetten in je organisatie en wat is daar voor nodig?

De meeste kantoren zijn zich bewust dat écht elektronisch factureren aanstaande is en dat automatisch boekhouden mogelijk wordt. Dit maakt de administratie weer aantrekkelijk om op te nemen in de dienstverlening. Maar naast de voordelen brengt dit ook nieuwe uitdagingen met zich mee. We komen nu in een overgangsperiode van papier en PDF-factuur naar de e-factuur. Hoe ga je samenwerken met de klant als een deel van de facturen elektronisch binnen komt en de ordner met de papieren facturen verdwijnt? Kun je überhaupt een e-factuur van een klant ontvangen? Wat adviseren we de klant die nog aan de hand van Word en Excel factureert? Kun je dit ook automatisch boeken? Waar moet je beginnen en wat is een slimme aanpak?

Voorbeeldfunctie – TIP 1: Zelf starten met elektronisch factureren

Belangrijke brancheorganisaties zoals het SRA en de NOAB besteden al enige tijd aandacht aan de nieuwe standaard voor e-facturatie, want accountants en administratiekantoren zijn een belangrijke schakel in de adoptie voor het MKB en de ZZP’er. Deze adviseur voor het MKB is dé expert op het gebied van de administratie en heeft daarmee ook een voorbeeldfunctie. Maar hoeveel accountants en administratiekantoren sturen zelf al échte elektronische facturen via e-facturatienetwerken? Dat zijn er nog erg weinig en dat is logisch: de branchepakketten ondersteunden e-facturatie tot voor kort nog niet. Voordat je een klant een advies kan geven, is het belangrijk eerst zelf kennis op te doen van deze nieuwe technologie.

Simplerinvoicing – hét e-facturatienetwerk van Nederland
Wanneer jij of je klant gebruik maakt van eVerbinding, ben je ook automatisch aangemeld in het e-facturatienetwerk van Simplerinvoicing. Dit is erg belangrijk voor het veilig ontvangen en verzenden van e-facturen. Eenmaal in het netwerk ben je bereikbaar voor alle organisaties die zich in dit netwerk bevinden, zonder dat je ze allemaal zelf moet gaan benaderen, om te vragen of je e-facturen van ze kan ontvangen. Je kunt van steeds meer bedrijven zoals Staples, Sligro, SITA en telecombedrijven e-facturen ontvangen. Naast ontvangen kun je via het netwerk ook facturen verzenden aan de overheid.

De klant centraal – TIP 2: Meld ook je klanten aan in e-facturatienetwerken

Het is ook mogelijk om facturen van klanten automatisch te ontvangen rechtstreeks in de klantadministratie die jij voor de klant verzorgt. (Ondersteunt jouw software al e-facturatie? Check het hier.) Klanten kun je eenvoudig uitnodigen via het platform van eVerbinding; met een druk op de knop heeft de klant een account en is de klant aangemeld in het Simplerinvoicing-netwerk. Ook geeft de klant automatisch een machtiging om een kopie van de ontvangen en verzonden facturen rechtstreeks in je klantadministratie terecht te laten komen.

Stromen organiseren – TIP 3: Organiseer documentstromen per klant

De periodieke aanlevering van boodschappentassen en/of dozen vol met facturen van klanten blijf je ontvangen, zelfs als je als kantoor e-facturatie op de rit hebt. Klanten die welwillend zijn ontvangen zelf namelijk ook nog steeds per post en per e-mail. Het is belangrijk deze ‘oude’ stromen te combineren met de nieuwe e-facturatiestroom, zonder dat je inlevert op de voordelen van de e-factuur en zonder dat je het overzicht kwijt raakt. Het is belangrijk dat deze documentstromen per klant op maat ingericht en georganiseerd kunnen worden.

Alle facturen elektronisch ontvangen en verzenden is de ideale wereld, maar we bevinden ons in een overgangsperiode die best wel even kan duren. eVerbinding biedt daarom een oplossing om al deze verschillende stromen te organiseren. Dit doen we dan wel op een wijze dat de klant de PDF-factuur zelf ook kan nazien precies op dezelfde wijze als de e-factuur, terwijl alles als één stroom in de administratie binnen komt. Eventueel kan er ook een goedkeuringsproces aan gekoppeld worden.

Je kunt per klant de beste werkwijze afspreken. Soms kan de klant papieren facturen best zelf inscannen, of je scant deze zelf voor de klant in. Voor andere klanten blijft alles bij het oude. Scannen is natuurlijk niet persé nodig, maar het is wel fijn voor het online archief wat je aan je klant kunt bieden.

Geen Word of Excel meer – TIP 4: Adviseer je klanten bij elektronische facturatie

Je hebt natuurlijk ook klanten die geen gebruik maken van financiële software. Ook zij kunnen eenvoudig elektronische factureren. eVerbinding biedt hiervoor een gratis online platform. Dit zijn de klanten die niet geschikt zijn voor online boekhouden of zich alleen maar met de inkomende en uitgaande facturen bezig willen houden. Voor deze – vaak kleine – ondernemer is elektronisch factureren een uitkomst, omdat dit mogelijkheden biedt om samen te werken met de administrateur. Een belangrijk voordeel is dat alle verkoopfacturen altijd direct aanwezig zijn in het verkoopboek.

Start het onderzoek
Deze veranderingen hebben een directe impact op het werkproces en daarom is het belangrijk dat je hier zorgvuldig mee om gaat en in ieder geval kennis maakt met deze nieuwe technologie.
Er zijn vast nog vragen onbeantwoord gebleven. Twijfel niet deze aan mij te stellen. Ik hoor ze graag!

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw kantoor?
eVerbinding biedt een uniek partnerprogramma voor accountants- en administratiekantoren aan om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van elektronische facturatie. Meer weten? Vraag meer informatie aan over het partnerprogramma.
Je kunt ook altijd contact met mij opnemen.

Johan Schaeffer,
Founder eVerbinding