BLOG – De markt is in beweging: op naar volledig elektronisch!

De normaalste zaak van de wereld: ons banksaldo checken op een mobiele telefoon, contactloos betalen met een bankpas en zakelijk tanken zonder bonnetjes. De dagelijkse gang van zaken wordt steeds elektronischer. En nu staat een belangrijke nieuwe ontwikkeling voor de deur: een geheel elektronisch administratieproces. Het is voor ons niet de vraag ‘of’, maar ‘wanneer’ het bedrijfsleven over gaat op deze nieuwe standaard in facturatie. Wij zeggen: zeer binnenkort!

Bedrijven versturen hun facturen grotendeels per post of via de e-mail. Slechts een klein gedeelte van de totale facturenstroom komt elektronisch binnen. Gelukkig is de markt in beweging gekomen: diverse organisaties waaronder Simplerinvoicing, softwareleveranciers en de overheid werken hard om elektronische facturatie bereikbaar en beschikbaar te maken voor het grote publiek.

Gemiste kansen
Uit onderzoek van Exact in 2014 onder 324 grotere bedrijven uit het MKB blijkt dat 86% van de ondervraagden geen realtime inzicht heeft in de financiële gegevens. Zonde, want hierdoor kan de omzet lekken en kansen worden gemist. E-facturatie biedt hier dan ook uitkomst. Bijkomende voordelen zijn dat de verzender de status van de verzonden factuur kan inzien en de ontvanger kan de factuur automatisch en foutloos in de administratie inlezen.

De softwarepakketten zijn e-factuur ‘proof’
Ook de financiële markt is in beweging gekomen. Waar eerst een afwachtende houding was, zien steeds meer (grote) softwarepartijen het belang in hun producten zo in te richten dat ze elektronische documenten kunnen verwerken én vaak ook versturen. Dit bespaart de ondernemer tijd en kosten, bovendien krijgt de ondernemer en/of zijn accountant veel beter inzicht in de financiële administratie.

Om te zorgen dat de softwareleveranciers onderling elektronische documenten kunnen uitwisselen worden via Simplerinvoicing, een initiatief van de Nederlandse overheid die zich inzet voor de adoptie van e-facturatie in Nederland, afspraken en standaarden gemaakt. Ook is het initiatief ‘UBL Ketentest’ van Gerard Bottemanne opgestart. Met als doel te zorgen dat de uitwisseling van e-facturen tussen de verschillende softwarepakketten foutloos verloopt.

E-facturatienetwerken beschikbaar voor iedereen
De uitwisseling van elektronische documenten verloopt via de beveiligde netwerken van de BSP‘s. Deze netwerken waren tot voor kort eilandjes. Simplerinvoicing is hard op weg alle e-facturatienetwerken aan elkaar te ontsluiten. Je kunt het vergelijken met de telefoniebranche: je kunt iedereen bellen, sms’en en whatsappen, ongeacht de gebruikte provider. Zo moeten de softwareleveranciers onderling e-facturen kunnen uitwisselen.

Softwareleveranciers die aangesloten zijn bij Simplerinvoicing maken gebruik van het beveiligde e-facturatienetwerk PEPPOL. Wanneer je elektronisch factureert met bijvoorbeeld Exact Online via eVerbinding, ben je automatisch aangemeld in dit e-facturatienetwerk. Je bent dus elektronisch bereikbaar geworden voor iedereen die e-facturen verstuurt.

Sneeuwbaleffect
Hoe meer pakketten er klaar voor zijn, des te meer bedrijven gebruik kunnen gaan maken van echte elektronische facturatie. De ondernemer, maar ook zeker accountants- en administratiekantoren kunnen met e-facturatie een behoorlijke efficiëntieslag maken. Minder papier, minder invoerfouten en minder tijd kwijt aan de boekhouding. Met e-facturatie is de boekhouding altijd up to date en kun je beter inspelen op de financiële situatie van je bedrijf. Door Simplerinvoicing is het ook mogelijk, naast facturen die verstuurd zijn via een van deze softwarepakketten, steeds meer e-facturen van grote corporates (waaronder Sligro en DeliXL) te ontvangen.

E-facturatie (via eVerbinding) is nu onder andere beschikbaar in Exact Online, iMUIS Software, Accountview en dit jaar volgen nog veel meer pakketten waaronder AFAS Software, Snelstart en Accept. Ook zien we een toenemende interesse van branche specifieke softwareleveranciers, zoals advocatuursoftwareleveranciers Urios en Basenet (waarbij e-facturatie via eVerbinding al beschikbaar is).

Johan Schaeffer,
Founder eVerbinding