FAQ eVerbinding

1. Wat is elektronische facturatie?

Bij e-facturatie kan een factuur volledig automatisch worden verwerkt in de administratie zonder dat hiervoor handmatige handelingen nodig zijn. Kortom: machine-2-machine. Dit kan doordat het digitale bericht voldoet aan een afgesproken structuur en daarmee kunnen ook geen interpretatieverschillen optreden.

2. Wat is het verschil tussen digitale en elektronische facturatie

Vaak wordt e-facturatie verward met digitaal factureren. Echte elektronische facturatie betekent dat de factuur niet meer wordt opgeslagen als PDF en verstuurd via e-mail. Elektronisch factureren betekent dat de factuur rechtstreeks in de boekhoudsoftware wordt ontvangen en verwerkt zonder risico op invoer- en/of herkenningsfouten. Het doel is deze factuur uiteindelijk automatisch te kunnen boeken.

3. Wat is een e-factuur precies?

Een echte elektronische factuur is opgemaakt in UBL en bestaat uit voor gedefinieerde velden. Financiële software kan de e-factuur automatisch inlezen en foutloos boeken in de administratie. Dit in tegenstelling tot facturen die bestaan uit andere formaten zoals PDF, Word of Excel.

4. Wat is UBL?

UBL is de afkorting van Universal Business Language. Het geeft in bestandsvorm de inhoud van een elektronische factuur weer. Het is feitelijk niets meer dan een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaard formaat. Een UBL-factuur kan door ieder boekhoudprogramma die zich aan dit standaardformaat houdt worden inlezen en zo automatisch worden geboekt.

5. In welke financiële software kan ik eVerbinding gebruiken?

Je kunt eVerbinding in de volgende financiële software gebruiken. Als je financiële software nog niet klaar is voor e-facturatie via eVerbinding, houd onze website in de gaten of meld je aan voor onze nieuwsbrief. We zijn continue bezig nieuwe softwarepakketten aan te sluiten.

6. Moet ik het huidige softwarepakket waar eVerbinding aan gekoppeld is altijd blijven gebruiken?

Nee dat hoeft niet. Op ons platform kun je de koppeling met je softwarepakket eenvoudig verbreken en eventueel het nieuwe softwarepakket koppelen aan eVerbinding. Je facturen blijven opgeslagen in je account bij eVerbinding.

7. Van wie kan ik e-facturen ontvangen?

Wanneer je gebruik maakt van eVerbinding en het bedrijf geactiveerd en aangemeld is, maak je deel uit van het Simplerinvoicingnetwerk (www.simplerinvoicing.org). Hierdoor ontvang je van alle aangesloten partijen binnen dit netwerk elektronische facturen automatisch in je administratie. Denk hierbij aan facturen van bijvoorbeeld Sligro en DeliXL. Dagelijks sluiten er steeds meer bedrijven aan.

8. Kan ik eVerbinding gebruiken om e-facturen naar mijn klanten te sturen?

Jazeker. Via eVerbinding kun je e-facturen sturen naar al je klanten. Dit kan via eVerbinding in je financiële software, maar ook via het eVerbinding platform. Als de ontvanger ook eVerbinding gebruikt (in combinatie met een softwarepakket), kunnen zij de e-factuur automatisch verwerken in de administratie. Als de ontvanger nog geen software gebruikt met een koppeling naar eVerbinding, levert eVerbinding de e-factuur af via een link in een e-mail.

9. Wat is Simplerinvoicing?

Simplerinvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. Kortom: iedereen kan straks vanuit zijn ERP / accounting software of e-facturatie dienstverlener facturen sturen naar ieder ander.

10. Hoe wordt de privacy van mijn data gewaarborgd?

De gegevens binnen het eVerbinding account zijn alleen inzichtelijk voor de eigenaar en/of de personen die van de eigenaar rechten hebben ontvangen. Buiten deze personen om is niemand bevoegd het account te benaderen. De eigenaar van het account kan te allen tijde de gegeven rechten intrekken. Belangrijk te vermelden is dat medewerkers van eVerbinding geen toegang hebben tot de documenten van gebruikers op het platform.

De data is opgeslagen bij Amazon.com in Ierland. Amazon.com heeft onder ander het ISO 27001 certificaat en vele andere: http://aws.amazon.com/compliance/ en http://aws.amazon.com/security/.

Meer informatie is te vinden in ons privacybeleid op de website. http://everbinding.nl/privacybeleid.

11. Is eVerbinding veilig?

eVerbinding heeft succesvol uitgebreide beveiligingstests laten uitvoeren door o.a. Dionach, een partij gespecialiseerd in de beveiliging van platformen van financiële instellingen. eVerbinding is dan ook Dionach gecertificeerd. www.dionach.nl.

Ook beschikt eVerbinding over het keurmerk E-factureren, dit houdt in dat het platform voldoet aan alle basisprincipes voor e-facturatie. www.keurmerkefactureren.nl.

12. Kan ik ook facturen betalen via eVerbinding?

Nee, je betalingen verwerk je op de voor jou gebruikelijke manier via de bank.

13. Kan ik ook pdf-facturen inlezen via eVerbinding?

Om pdf-facturen automatisch in de administratie in te kunnen lezen heb je een eVerbinding account nodig. Je stuurt een e-mail met de (gescande) pdf-factuur naar <jouw KvK-nummer>@facturen.everbinding.nl.  Vervolgens wordt de e-factuur namens de leverancier elektronisch naar het eVerbinding-account gestuurd. Dit betekent dat de factuur automatisch in het boekhoudpakket terecht komt. Meer informatie