Facturen uitwisselen via een open netwerk, hoe werkt dat?

By 28 februari 2017Blogs en vlogs, Nieuws

E-facturatienetwerken zijn noodzakelijk voor veilig automatisch boekhouden. Het e-facturatienetwerk verifieert de afzender, voorkomt spookfacturen en wisselt de factuur via een beveiligd netwerk uit. Maar hoe kom je in dit netwerk terecht en hoe werkt het precies?

Wat is een e-facturatienetwerk?

De uitwisseling van elektronische facturen verloopt via de diverse beveiligde netwerken van Billing Service Providers. Deze beveiligde netwerken zijn nu ook beschikbaar voor het MKB. Stichting Simplerinvoicing ontsluit deze ‘losse’ netwerken aan elkaar, zodat iedereen ongeacht de gebruikte provider of de grootte van de organisatie e-facturen kan uitwisselen. Het is vergelijkbaar met de telefoniebranche: iedereen kan elkaar bellen ongeacht of je bij KPN of Vodafone zit. De uitwisseling van e-facturen verloopt niet anders. Via het gebruikte softwarepakket kun je facturen versturen naar en ontvangen van het andere softwarepakket zonder tussenkomende handmatige handelingen.

Hoe meld ik me aan in het e-facturatienetwerk?

Het aanmelden verloopt via de billing service provider, zoals eVerbinding, die vertrouwd is in het Simplerinvoicing-netwerk en de registratie controleert. Simplerinvoicing is in veel financiële software beschikbaar. In het geval van eVerbinding, is het alleen een kwestie van ‘aan’ zetten. Op basis van een of meer unieke identificatienummers kan het bedrijf worden geregistreerd in het netwerk. Denk hierbij aan het KvK nummer of BTW nummer voor bedrijven, een IBAN nummer voor personen en het OIN nummer voor overheidsinstellingen. Al deze nummers kunnen worden gebruikt om de ontvanger te bereiken, een soort van telefoonnummer. Bovendien is op deze manier altijd bekend wie de afzender van de factuur is en voorkomt het spookfacturen.

Hoe gaat het versturen via het netwerk?

Bij het versturen van een e-factuur controleert de BSP de identificatienummers van de ontvanger in het netwerk. Indien alles in orde is, worden de aflevergegevens automatisch opgehaald door de BSP en wordt verbinding gemaakt met de provider van de ontvangende partij. Vervolgens wordt de e-factuur afgeleverd via het e-facturatienetwerk. Je hoeft je geen zorgen te maken of de ontvanger de e-factuur wel daadwerkelijk kan ontvangen, in alle gevallen komt de e-factuur aan: in de software of per e-mail.

Zoveel mogelijk facturen elektronisch ontvangen

Financiële software is er klaar voor en veel leveranciers kunnen e-facturen uitwisselen: dus vraag actief om een e-factuur. Voor alle niet e-facturen, bijvoorbeeld pdf-facturen of facturen uit portalen, heeft eVerbinding een oplossing. Dezekomen via dezelfde stroom in de administratie terecht. Daarbij we controleren altijd of deze facturen elektronisch kunnen worden aangeleverd. Zo ontvang je steeds meer echte e-facturen en kun je echt automatisch gaan boekhouden.